Апостилирование

Словарик

die Apostille - апостиль

die Beglaubigung - заверение. Обозначает как апостиль, так и нотариальное заверение. Так, notariell beglaubigte Kopie - нотариально заверенная копия

das Notariat - нотариат

Основные понятия

Консульская легализация - универсальный метод легализации документа. Она подтверждает, что исходящий документ, направленный за границу, настоящий (т.е. соответствует законам страны, которая выдала данный документ). Поскольку делать её довольно занудно, многие страны подписали Гаагскую конвенцию (1961) для упрощённой легализации. Конвенция утвердила специальный знак (штамп), заменяющий процедуру консульской легализации, — апостиль. Его ставят на официальные документы, направленные за границу. Некоторые страны пошли ещё дальше, договорились между собой и признают документы друг у друга просто так, даже без апостиля.

Апостиль подтверждает законное происхождение документа, подлинность печати и подписи (journal.tinkoff.ru). Это придаёт документу юридическую силу для предъявления в других странах конвенции. Внешний вид апостиля является стандартным для всех этих стран. Срок действия апостиля ограничен лишь сроком действия самого документа.

Нотариальное заверение - подтверждение подлинности копии или перевода. Это ничего не говорит о самом документе: можно сделать копию или перевод песенки про зайцев и нотариально их заверить.  (Нужно заметить, что обычно нотариус не может подтвердить подлинность самого перевода, потому что не знает языка – поэтому он подтверждает лишь подлинность переводчика, а остальное уже на совести переводчика. Именно совести, потому что привлечь переводчика к ответственности за неверный перевод по законам РФ непросто. Поэтому хорошо выбирайте переводчика). Заверенный перевод можно подшить к оригиналам одноразовых/временных документов (например справке о несудимости), но не нужно его подшивать к постоянным и нужным документам (например, договор купли-продажи).

Ситуация в Австрии

В Австрии нет нотариального заверения перевода. Вместо этого все документы, перевод которых должен быть официальным или заверенным, в Австрии переводят исключительно присяжные переводчики (gerichtsdolmetscher.at -> список переводчиков, также justizonline.gv.at). Они сами заверяют перевод, и привлечь их к ответственности можно очень даже. Проблем также не возникает, если переводчик сертифицирован не в Австрии, а в Германии. Такой перевод можно сделать онлайн, часто достаточно скана оригинала (пояснения); готовый перевод можно получить по почте или онлайн (с цифровой подписью, elektronische Signatur). Главный минус в том, что обычно это выходит ощутимо дороже нотариально заверенного перевода в РФ. Пока остаётся невыясненным вопрос, нужно ли в этом случае при подаче документов прикладывать заверенную копию оригинала (пожалуйста, напишите нам, если у вас есть опыт). В любом случае, перевод присяжного переводчика должен быть прикреплен к переведённому документу и заверен электронной подписью (одним файлом) или скреплен печатью.

Некоторые услуги австрийские нотариусы могут предлагать онлайн (ihr-notariat.at,  nhp.at), например заверение документа для поручительства. Подходящего нотариуса можно найти на портале ihr-notariat.at с фильтром Online-Rechtsdienstleistung.

Дополнительные ссылки: bmeia.gv.at, gerichtsdolmetscher.at (присяжный перевод)

Интересно заметить, что есть разница между функциями российских и австрийских нотариусов. Документы "нотариального делопроизводства" должны выполнять некоторые требования, например они "не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей" (ст. 45 закона о нотариате). Но были кейсы, когда нотариусы отказываются заверять копию или перевод документа по непонятным причинам, будто не хотят связываться с нестандартной ситуацией. Не давайте сбить себя с толку, попросите их объяснить, в чём дело (желательно с указанием на закон), и идите к другому нотариусу.

Общий алгоритм подготовки документа

Простой способ подходит для стран, апостиль которых признаёт Австрия. Вот он:

1. Берём оригинал документа. Он должен хорошо читаться, не быть ветхим или ламинированным. Иначе стоит сделать дубликат документа, повторное свидетельство

2. Смотрим требования своей страны:

   • Россия

   • Беларусь

   • Казахстан

   • Другие страны (если не требуется полная консульская легализация!)

3. Ставим апостиль согласно требованиям

4. Если это аттестат/диплом - снимаем нотариальную копию. В противном случае может подойти и простая односторонняя копия

5. Идём в бюро переводов, переводим копию документа и нотариально заверяем перевод. Получится копия и пришитый к ней нотариальный перевод

Для консульства - снимаем копию того, что получилось в пункте 5.

Сложный способ - полная консульская легализация (пример):

1. Подготовить оригинал либо нотариальную копию документа

2. Перевести документ на немецкий язык и нотариально заверить перевод

3. Заверить печать и подпись нотариуса на переводе

4. Заверить документ в вашем МИД

5. Заверить документ в австрийском консульстве

Двойной апостиль этому гражданину!

Некоторые вузы Австрии (WU Wien, TU Graz) требуют двойной апостиль на аттестат/диплом. Как его сделать?

1. Готовим диплом согласно общему алгоритму выше. Делаем нотариальную копию, не простую!

2. Несём копию + перевод на повторное апостилирование. Переводить второй апостиль не нужно.

Первый апостиль удостоверяет подлинность подписи и печати руководителя образовательной организации, второй - подлинность подписи нотариуса, заверившего перевод.

Примечания

• На сайтах вузов часто пишут, что нужно прикрепить перевод к "оригиналу документа", см. например требования WU (wu.ac.at) и TU Graz (tugraz.at). Если прикрепить перевод напрямую к аттестату/диплому, он будет испорчен, и пользоваться им для других целей уже нельзя. Поэтому это просто неточная формулировка (lina-berova.at).

• Апостилировать аттестат, находясь в третьей стране, можно через доверенное лицо. Помимо своего паспорта, ему понадобятся сканы вашего паспорта (нам говорят, что не требуется даже заверенная копия паспорта, копии/сканов достаточно). Вам нужно подать заявку на госуслугах, аттестат с апостилем можно забирать через пару дней (в Москве, в противном случае ждать придётся дольше). После уведомления о готовности доверенное лицо приезжает в МФЦ, который указан в уведомлении с госуслуг, сдаёт там документ и сразу забирает результат. Далее нужно подготовить его по алгоритму, а затем отправить в третью страну, оттуда уже высылать по почте в университет.

• Срок ожидания зависит и от того, где был выдан документ. Если вы обращаетесь по месту выдачи, то срок ожидания обычно составляет до двух недель. Если ваш документ был выпущен, например, в Оренбурге, а апостилируете вы в Москве, то срок ожидания до 45 дней по закону.